Jak sporządzić świadectwo pracy?

Właściciele firm mają wiele obowiązków dotyczących prowadzenia ksiąg rachunkowych, tworzenia polityki rachunkowości czy monitoringu zobowiązań i należności. Oprócz kwestii księgowych przedsiębiorcy muszą również zadbać o to, by kwestie dotyczące kadr i płac również były prowadzone zgodnie z wymogami prawnymi. Jednym z obowiązków, które mają pracodawcy, jest sporządzenie świadectwa pracy dla pracownika, który kończy współpracę. Z jakich elementów składa się ten dokument i jak go prawidłowo przygotować?

Kiedy pracodawca musi wystawić świadectwo pracy?

Do obowiązków pracodawcy oprócz księgowania i ewidencjonowania wszelkich operacji gospodarczych należy również realizacja obowiązków dotyczących kwestii kadrowych. Jednym z nich jest wystawianie świadectw pracy. Obowiązek sporządzenia takiego dokumentu spoczywa na pracodawcy w sytuacji, w której dochodzi do rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy (jeżeli pracodawca nie zamierza nawiązać kolejnego stosunku pracy w ciągu siedmiu dni od dnia rozwiązania albo wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy).

Dokument powinien być wydany bezpośrednio pracownikowi albo osobie, która została przez niego upoważniona na piśmie w dniu wygaśnięcia albo rozwiązania stosunku współpracy, a jeżeli nie jest to możliwe, to ma siedem dni, aby doręczyć je drogą pocztową lub innym sposobem pracownikowi albo osobie upoważnionej.

Z jakich elementów składa się świadectwo pracy?

O informacjach, które musi zawierać świadectwo pracy stanowi  art. 97 § 2 Kodeksu pracy. Muszą w nim zostać zawarte informacje dotyczące okresu oraz rodzaju wykonanej pracy, a także zajmowane stanowiska. Kolejnym elementem są okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy albo tryb rozwiązania umowy. Co ważne, przez okres zatrudnienia należy rozumieć nie tylko czas, który wynikał z ostatniej umowy, która łączyła strony, ale również okresy poprzedniego zatrudnienia, jeżeli takie były, a pracodawca nie wydał świadectwa pracy, kiedy były rozwiązywane albo wygasały.

Sporządzając dokument, pracodawca musi również umieścić w nim informacje, które pomogą ustalić, jakie pracownik ma uprawnienia pracownicze oraz z ubezpieczenia społecznego. Każdy dokument musi zawierać również dane pracownika (imiona i nazwisko i datę urodzenia) oraz dane pracodawcy.